LA COMUNICACIÓN EFECTIVA EN LA EMPRESA
Wilson Vargas Portilla
Comunicación escrita y
procesos lectores
Diana Socha Hernández
Administración
Financiera, Universidad UniMinuto Virtual y Distancia
La comunicación
por ser un hecho que realizamos
cotidianamente en diferentes espacios y situaciones, la consideramos algo
trivial y sobre todo creemos que la realizamos de forma adecuada y eficaz. Lo
mismo ocurre en las organizaciones, en donde se considera que comunicarse es
transmitir información entre departamentos o hacer llegar órdenes entre los
diferentes niveles de jerarquía de la misma.
Según Rita
Franco y Angélica Ochoa la comunicación nos ha permitido relacionarnos con los
demás, conseguir la satisfacción de nuestras necesidades, expresar nuestros
deseos y sentimientos al igual que participar nuestros pensamientos y
experiencias y por supuesto ser participe de las de los demás. La comunicación
es una cualidad que los seres humanos poseemos y es el eje que nos permite
relacionarnos con nosotros mismos y con nuestro medio social. Sin embargo, en
la mayoría de los casos se aprende de manera equivocada
Y esa equivocación parte del elemento fundamental de
nuestras comunicaciones cotidianas, las palabras. Aprendidas desde muy pequeños
y a las cuales les damos connotación y utilizamos sin darnos cuenta, según sean
nuestros estados de ánimo. “Pese a que quizá no consideremos violenta nuestra
actitud al hablar, a menudo nuestras palabras ofenden o hieren no sólo a los
demás, sino también a nosotros mismos” (Rosenberg 2000). Lo anterior queda
mucho mas claro en el siguiente poema de Ruth Bebermeyer titulado “LAS PALABRAS
SON VENTANAS (o paredes)”
Siento que tus palabras me sentencian,
Que me juzgan y me apartan de ti,
Pero antes de que me vaya, quiero saber
Si es eso lo que has dicho.
Antes de erigirme en mí defensa,
Antes de hablar herida o asustada,
Antes de levantar paredes de palabras,
Quiero saber si es eso lo que he oído.
Las palabreas son ventanas o paredes,
Nos condenan o nos liberan.
Ojalá que cuando hable o cuando escuche
Resplandezca el amor a través de ellas.
Porque yo necesito decir cosas,
Cosas que son muy importantes para mí.
Si no expreso lo que quiero con mis palabras,
¿Vas a ayudarme tú a liberarme?
Si te figuras que quiero rebajarte,
Si te figuras que no me importas,
Trata de oír en todo cuanto digo
Los sentimientos que ahora compartimos.
De lo anterior
se desprende que nuestra comunicación con los demás y con nosotros mismos dista
de ser algo sencillo y que debamos hacer de forma descuidada, por el contrario al
ser la comunicación una habilidad fundamental en cualquier actividad humana y
en consecuencia en las tareas que desempeñamos en nuestros diferentes roles,
entre ellas el laboral, vale la pena aprender estrategias que incrementen la
probabilidad de ser un comunicador competente y asertivo.
Por esta razón,
siendo personas las que componen las organizaciones y siendo algunas de ellas
las que determinan la forma en que la comunicación se lleva a cabo dentro de
la organización es importante conocer el significado de esta dentro de las
empresas.
Para Marisa del Pozo, en este mundo económico cambiante los términos
“competitividad”, “eficacia” y “beneficio” son realidades de cada día en las
organizaciones y terminan opacando el valor intangible de la comunicación
interna llegando a tener esta, un valor insignificante. Sin embargo si se
repara en la importancia capital que tienen los trabajadores en los procesos de
gestión de la empresa y como estos pueden propiciar un cambio de actitud en la
organización se determinara la verdadera rentabilidad y eficacia de la
comunicación interna. (Gestión de la comunicación interna en las organizaciones
pág. 27)
Por tanto, para
entender la vitalidad de la comunicación interna en la organización y el nivel
de complejidad que puede llegar a tener dentro de la misma comencemos por
conocer de qué se trata.
La comunicación
organizacional es la disciplina cuyo objetivo de estudio es la forma en que se
da el fenómeno de la comunicación dentro de las organizaciones y entre estas y
su medio (Andrade, 1996). Se delimita de acuerdo al tamaño de la organización para
identificar adecuadamente los canales de comunicación que permitan y faciliten
una apropiada toma de decisiones y la puesta en práctica de las mismas. La
comunicación que se da dentro de las organizaciones constituye un importante
mecanismo de coordinación y le dan vida a esta. Fernando Flores (citado por
Rodríguez, 2006) considera que las organizaciones son redes conversacionales en
donde es posible sistematizar las “conversaciones para la acción”, de tal
manera que disminuyan los malos entendidos y se hagan explícitos los
compromisos subyacentes. Para ello es necesario que las organizaciones tomen en
cuenta lo siguiente:
1.
Que lo comunicado sea entendido
por los miembros de la organización. Creando para ello lenguajes propios y
temáticas adecuadas a las características de la organización y sus integrantes.
2.
Que la comunicación llegue a
todos los niveles y personas, aunque no se encuentren presentes. Esto se logra
utilizando los recursos tecnológicos actuales.
3.
Que las personas acepten la
comunicación recibida, que la incorporen como parte de su decidir y su actuar.
Una estructura plana organizacional facilita el enlace comunicacional desde los
puestos directivos hasta los inferiores.
Adicionalmente,
según expresa Marisa del Pozo, la comunicación interna de la empresa no termina
cuando el inmediato superior transmite un mensaje al resto de los trabajadores
sino cuando recibe, para ponderarla, la respuesta que el mensaje ha provocado
en los receptores. La retroalimentación está en continua interacción y es lo
que determina el ciclo de la comunicación. Todo esto se logra se logra
estableciendo una cultura en las empresas.
Por lo tanto, es
esta cultura de la comunicación dentro de las empresas, la que permite que la
idea central de la participación se haga realidad. Lograr que en la empresa
todos los miembros se hagan participes invitándolos a colaborar, sugerir,
comentar, es decir a involucrarse para que el intercambio de la información se
vuelva bidireccional es lo que la hace mucho mas comprometida y difícil.
Finalmente los
objetivos de la comunicación, según el artículo publicado en Reporte C&D
(Argentina) No 13 1998, deberán estar orientados a los siguientes niveles los
cuales se muestran como una guía o marco de referencia para otros según sea el
caso de la empresa:
·
Nivel Relacional: buscar una
relación fluida entre los miembros por medio de los canales adecuados.
·
Nivel Operativo: facilitar el
intercambio de información entre las diferentes áreas permitiendo una mejor
coordinación entre ellas.
·
Nivel Motivacional: crear un
clima de trabajo agradable que ayude a mejorar la calidad, productividad y
competitividad.
·
Nivel Actitudinal: busca la
aceptación e integración de los empleados a la filosofía y valores de la
organización.
Podemos concluir
que para establecer una buena comunicación tanto en el ámbito personal como en
el laboral, lo mismo que para desarrollar un buen sistema de comunicación
interno y para que este sea efectivo dentro de las empresas se requiere
aprender a expresar los pensamientos de forma ordenada y adecuada, buscar la
retroalimentación constructiva, reconocer la importancia de la comunicación no
verbal y comunicar mensajes escritos. También es importante hacerse participes
de la cultura organizacional y entender que el interlocutor o receptor de la
información es otra persona que también tiene la necesidad de ser escuchado. Un
ejercicio para nada fácil, ni trivial pero que vale la pena esforzarse por conocer
más, por saber cómo mejorarlo y por supuesto por ponerlo en práctica todos los
días y en todos las situaciones, lo cual redundara en grandes beneficios tanto
a nivel personal como organizacional.
Bibliografía
Berta E.
Madrigal Torres, Habilidades directivas, México D.F.: 2da edición, 2009. ( McGraw-Hill/Interamericana
Editores, S.A. de C.V.).
Marisa del Pozo
Lite, Gestión de la Comunicación Interna en las Organizaciones, España: 1ª
edición, 2000. (Ediciones Universidad de Navarra, S.A.).
Marshall B.
Rosenberg, Comunicación no Violenta, España, 2000. (Ediciones Urano, S.A.)
