Actividad No 3 El Ensayo

LA COMUNICACIÓN EFECTIVA EN LA EMPRESA

Wilson Vargas Portilla

Comunicación escrita y procesos lectores

Diana Socha Hernández

Administración Financiera, Universidad UniMinuto Virtual y Distancia

La comunicación por ser un  hecho que realizamos cotidianamente en diferentes espacios y situaciones, la consideramos algo trivial y sobre todo creemos que la realizamos de forma adecuada y eficaz. Lo mismo ocurre en las organizaciones, en donde se considera que comunicarse es transmitir información entre departamentos o hacer llegar órdenes entre los diferentes niveles de jerarquía de la misma.

Según Rita Franco y Angélica Ochoa la comunicación nos ha permitido relacionarnos con los demás, conseguir la satisfacción de nuestras necesidades, expresar nuestros deseos y sentimientos al igual que participar nuestros pensamientos y experiencias y por supuesto ser participe de las de los demás. La comunicación es una cualidad que los seres humanos poseemos y es el eje que nos permite relacionarnos con nosotros mismos y con nuestro medio social. Sin embargo, en la mayoría de los casos se aprende de manera equivocada

Y esa equivocación parte del elemento fundamental de nuestras comunicaciones cotidianas, las palabras. Aprendidas desde muy pequeños y a las cuales les damos connotación y utilizamos sin darnos cuenta, según sean nuestros estados de ánimo. “Pese a que quizá no consideremos violenta nuestra actitud al hablar, a menudo nuestras palabras ofenden o hieren no sólo a los demás, sino también a nosotros mismos” (Rosenberg 2000). Lo anterior queda mucho mas claro en el siguiente poema de Ruth Bebermeyer titulado “LAS PALABRAS SON VENTANAS (o paredes)”

Siento que tus palabras me sentencian,

Que me juzgan y me apartan de ti,

Pero antes de que me vaya, quiero saber

Si es eso lo que has dicho.

Antes de erigirme en mí defensa,

Antes de hablar herida o asustada,

Antes de levantar paredes de palabras,

Quiero saber si es eso lo que he oído.

Las palabreas son ventanas o paredes,

Nos condenan o nos liberan.

Ojalá que cuando hable o cuando escuche

Resplandezca el amor a través de ellas.

Porque yo necesito decir cosas,

Cosas que son muy importantes para mí.

Si no expreso lo que quiero con mis palabras,

¿Vas a ayudarme tú a liberarme?

Si te figuras que quiero rebajarte,

Si te figuras que no me importas,

Trata de oír en todo cuanto digo

Los sentimientos que ahora compartimos.

De lo anterior se desprende que nuestra comunicación con los demás y con nosotros mismos dista de ser algo sencillo y que debamos hacer de forma descuidada, por el contrario al ser la comunicación una habilidad fundamental en cualquier actividad humana y en consecuencia en las tareas que desempeñamos en nuestros diferentes roles, entre ellas el laboral, vale la pena aprender estrategias que incrementen la probabilidad de ser un comunicador competente y asertivo.

Por esta razón, siendo personas las que componen las organizaciones y siendo algunas de ellas las que determinan la forma en que la comunicación se lleva a cabo dentro de la organización es importante conocer el significado de esta dentro de las empresas.

Para Marisa del Pozo, en este mundo económico cambiante los términos “competitividad”, “eficacia” y “beneficio” son realidades de cada día en las organizaciones y terminan opacando el valor intangible de la comunicación interna llegando a tener esta, un valor insignificante. Sin embargo si se repara en la importancia capital que tienen los trabajadores en los procesos de gestión de la empresa y como estos pueden propiciar un cambio de actitud en la organización se determinara la verdadera rentabilidad y eficacia de la comunicación interna. (Gestión de la comunicación interna en las organizaciones pág. 27)

Por tanto, para entender la vitalidad de la comunicación interna en la organización y el nivel de complejidad que puede llegar a tener dentro de la misma comencemos por conocer de qué se trata.

La comunicación organizacional es la disciplina cuyo objetivo de estudio es la forma en que se da el fenómeno de la comunicación dentro de las organizaciones y entre estas y su medio (Andrade, 1996). Se delimita de acuerdo al tamaño de la organización para identificar adecuadamente los canales de comunicación que permitan y faciliten una apropiada toma de decisiones y la puesta en práctica de las mismas. La comunicación que se da dentro de las organizaciones constituye un importante mecanismo de coordinación y le dan vida a esta. Fernando Flores (citado por Rodríguez, 2006) considera que las organizaciones son redes conversacionales en donde es posible sistematizar las “conversaciones para la acción”, de tal manera que disminuyan los malos entendidos y se hagan explícitos los compromisos subyacentes. Para ello es necesario que las organizaciones tomen en cuenta lo siguiente:

1.      Que lo comunicado sea entendido por los miembros de la organización. Creando para ello lenguajes propios y temáticas adecuadas a las características de la organización y sus integrantes.

2.      Que la comunicación llegue a todos los niveles y personas, aunque no se encuentren presentes. Esto se logra utilizando los recursos tecnológicos actuales.

3.      Que las personas acepten la comunicación recibida, que la incorporen como parte de su decidir y su actuar. Una estructura plana organizacional facilita el enlace comunicacional desde los puestos directivos hasta los inferiores.

Adicionalmente, según expresa Marisa del Pozo, la comunicación interna de la empresa no termina cuando el inmediato superior transmite un mensaje al resto de los trabajadores sino cuando recibe, para ponderarla, la respuesta que el mensaje ha provocado en los receptores. La retroalimentación está en continua interacción y es lo que determina el ciclo de la comunicación. Todo esto se logra se logra estableciendo una cultura en las empresas.

Por lo tanto, es esta cultura de la comunicación dentro de las empresas, la que permite que la idea central de la participación se haga realidad. Lograr que en la empresa todos los miembros se hagan participes invitándolos a colaborar, sugerir, comentar, es decir a involucrarse para que el intercambio de la información se vuelva bidireccional es lo que la hace mucho mas comprometida y difícil.

Finalmente los objetivos de la comunicación, según el artículo publicado en Reporte C&D (Argentina) No 13 1998, deberán estar orientados a los siguientes niveles los cuales se muestran como una guía o marco de referencia para otros según sea el caso de la empresa:

·         Nivel Relacional: buscar una relación fluida entre los miembros por medio de los canales adecuados.

·         Nivel Operativo: facilitar el intercambio de información entre las diferentes áreas permitiendo una mejor coordinación entre ellas.

·         Nivel Motivacional: crear un clima de trabajo agradable que ayude a mejorar la calidad, productividad y competitividad.

·         Nivel Actitudinal: busca la aceptación e integración de los empleados a la filosofía y valores de la organización.

Podemos concluir que para establecer una buena comunicación tanto en el ámbito personal como en el laboral, lo mismo que para desarrollar un buen sistema de comunicación interno y para que este sea efectivo dentro de las empresas se requiere aprender a expresar los pensamientos de forma ordenada y adecuada, buscar la retroalimentación constructiva, reconocer la importancia de la comunicación no verbal y comunicar mensajes escritos. También es importante hacerse participes de la cultura organizacional y entender que el interlocutor o receptor de la información es otra persona que también tiene la necesidad de ser escuchado. Un ejercicio para nada fácil, ni trivial pero que vale la pena esforzarse por conocer más, por saber cómo mejorarlo y por supuesto por ponerlo en práctica todos los días y en todos las situaciones, lo cual redundara en grandes beneficios tanto a nivel personal como organizacional.

Bibliografía

Berta E. Madrigal Torres, Habilidades directivas, México D.F.: 2da edición, 2009. ( McGraw-Hill/Interamericana Editores, S.A. de C.V.).

Marisa del Pozo Lite, Gestión de la Comunicación Interna en las Organizaciones, España: 1ª edición, 2000. (Ediciones Universidad de Navarra, S.A.).

Marshall B. Rosenberg, Comunicación no Violenta, España, 2000. (Ediciones Urano, S.A.)